Đặt mật khẩu bảo vệ file PDF: khi nào cần và cách làm

Bảng lương, sao kê ngân hàng, hồ sơ sức khỏe, hợp đồng… là những tài liệu bạn không muốn người lạ đọc được nếu email bị gửi nhầm hoặc tệp bị lộ. Đặt mật khẩu cho PDF là lớp bảo vệ đơn giản nhưng hiệu quả.

Khi nào nên đặt mật khẩu?

• Gửi tài liệu có số CCCD, số tài khoản, thu nhập, thông tin sức khỏe.
• Lưu tài liệu quan trọng trên USB, ổ đĩa dùng chung hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
• Gửi tài liệu qua kênh bạn không kiểm soát hoàn toàn (nhóm chat đông người, email chuyển tiếp).

Cách đặt mật khẩu cho PDF

1. Mở công cụ Bảo mật PDF và chọn tệp.
2. Nhập mật khẩu hai lần để xác nhận.
3. Tải tệp đã mã hóa về. Từ giờ, ai mở tệp cũng phải nhập đúng mật khẩu.

Tệp được mã hóa theo chuẩn AES, các phần mềm đọc PDF phổ biến (trình duyệt, Adobe Reader, ứng dụng điện thoại) đều mở được khi có mật khẩu.

Chọn mật khẩu thế nào cho đủ mạnh?

• Dài ít nhất 12 ký tự, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký hiệu.
• Không dùng ngày sinh, số điện thoại, tên công ty hay “123456”.
• Mỗi tài liệu quan trọng nên có mật khẩu riêng.

Bạn có thể dùng Tạo mật khẩu để sinh mật khẩu ngẫu nhiên ngay trên trình duyệt.

Chia sẻ mật khẩu an toàn

Sai lầm phổ biến nhất là gửi mật khẩu trong cùng email với tệp. Nếu email bị lộ, cả hai cùng lộ. Hãy gửi mật khẩu qua một kênh khác: tin nhắn điện thoại, gọi điện, hoặc ứng dụng nhắn tin khác.

Quên mật khẩu thì sao?

Mật khẩu PDF dùng mã hóa thật sự, nên không có cách “bẻ khóa” nhanh nếu quên mật khẩu mở tệp. Hãy lưu mật khẩu trong trình quản lý mật khẩu. Khi bạn còn nhớ mật khẩu và muốn bỏ bảo vệ (ví dụ để in, nén hoặc gộp tệp), dùng Mở khóa PDF.